El Documento Electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA, será obligatorio para los transportes afectados por esta normativa a partir del 5 de octubre de 2026. La entrada en vigor supone un cambio importante en la forma de gestionar y llevar a bordo la documentación de control del transporte de mercancías por carretera.
Aunque el documento de control ya forma parte de la gestión habitual del transporte, la nueva regulación establece que deberá generarse necesariamente en formato digital y cumplir una serie de requisitos técnicos. Por eso, transportistas, autónomos, empresas y cargadores deben tener preparada su gestión antes de la entrada en vigor.
En este artículo explicamos qué es el DeCA, quién debe utilizarlo, qué información debe contener, cómo debe generarse y conservarse y qué debe tener en cuenta una empresa de transporte para cumplir correctamente con la nueva obligación.
¿Qué es el Documento Electrónico de Control Administrativo?
El Documento Electrónico de Control Administrativo es la versión digital del documento de control administrativo exigido en determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
La obligación de digitalizar este documento procede de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, que establece que el documento de control administrativo regulado por la Orden FOM/2861/2012 deberá ser necesariamente digital a los diez meses de la entrada en vigor de la ley.
Posteriormente, la Resolución de 5 de junio de 2026 concreta las características que deben cumplir tanto los sistemas utilizados para generar estos documentos como los propios DeCA.
Por tanto, no se trata simplemente de sustituir una hoja de papel por un archivo PDF. El sistema debe cumplir unos requisitos concretos de generación, identificación, disponibilidad y conservación.
¿Cuándo entra en vigor el Documento Electrónico de Control Administrativo?
La obligatoriedad del documento electrónico de control administrativo comenzará el 5 de octubre de 2026.
A partir de esa fecha, el documento de control administrativo exigible en los transportes afectados deberá cumplir los requisitos establecidos para el formato electrónico.
Esto significa que las empresas no deberían esperar a la fecha de entrada en vigor para buscar una solución. Es recomendable comprobar con antelación cómo se van a generar los documentos, quién será responsable de introducir los datos y cómo podrá acceder el conductor a ellos durante el transporte.
¿A quién afecta el Documento Electrónico de Control Administrativo?
El DeCA afecta a los documentos de control administrativo exigibles en el transporte público de mercancías por carretera dentro del ámbito establecido por la normativa.
La obligación de formalizar el documento de control corresponde al transportista efectivo y al cargador contractual. La normativa identifica como cargador contractual a quien contrata directamente con el transportista efectivo, que puede ser el propio cargador efectivo o, entre otros, una agencia de transporte, un transitario, un operador logístico o un intermediario que contrate habitualmente transporte.
También quedan dentro de la obligación los transportes de mercancías realizados en España por empresas de transporte establecidas en otros países. En cambio, los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio español utilizan los documentos de control establecidos por los convenios internacionales que resulten aplicables.
Hay que tener en cuenta, además, que la Orden FOM/2861/2012 contempla determinados supuestos de exención. Por ello, no conviene interpretar que absolutamente todos los movimientos de mercancías están sujetos al DeCA.
¿Qué información debe contener un DeCA?
La digitalización no elimina los datos que ya debe contener el documento de control. El sistema utilizado para generar el DeCA debe contemplar la información prevista en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.
Entre los datos esenciales se encuentran:
- Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
- Lugar de origen y destino del envío.
- Naturaleza y peso de la mercancía transportada.
- Fecha de realización del transporte.
- Matrícula del vehículo utilizado y, cuando corresponda, la del remolque o semirremolque.
- Identificación de la autorización especial de circulación cuando sea necesaria.
La información debe ser suficientemente completa y correcta. Además, la normativa establece responsabilidades diferenciadas para cargador contractual y transportista efectivo en relación con determinados datos.
¿Cómo debe generarse el DeCA?
Uno de los aspectos más importantes de la nueva regulación es que el documento debe tener una generación nativa digital.
Esto significa que no es suficiente con crear un documento en papel, escanearlo y convertir la imagen resultante en PDF. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece expresamente que los ficheros obtenidos mediante el escaneo de un documento existente en papel o de imágenes digitalizadas no son válidos como Documento Electrónico de Control Administrativo.
El sistema debe transformar los datos estructurados introducidos en la aplicación en un documento electrónico legible.
Además, la generación debe producirse antes del inicio efectivo del servicio, y la aplicación debe registrar la fecha y hora de creación del documento. Si posteriormente se modifica, también debe registrarse la fecha y hora de la modificación.
¿Qué formato debe tener el Documento Electrónico de Control Administrativo?
El DeCA debe generarse en formato PDF y no puede superar los 5 MB.
El archivo debe incluir como metadatos la fecha y hora de creación y, cuando corresponda, la fecha y hora de modificación. Pero hay otro elemento especialmente importante: el documento debe incorporar un código QR.
Ese código QR debe estar asociado a una dirección web única y específica del documento.
La URL debe utilizar HTTPS y permitir que, durante el servicio, los agentes encargados de la vigilancia del transporte puedan acceder directamente al archivo PDF. La normativa establece que esa dirección no puede depender de que el usuario introduzca credenciales o navegue manualmente por una página para localizar el documento.
¿El conductor puede llevar el DeCA en el móvil?
Sí.
El conductor puede llevar una copia electrónica del Documento Electrónico de Control Administrativo en un dispositivo móvil y mostrarla durante una inspección.
También puede llevar una copia impresa en papel. Por tanto, la entrada en vigor del DeCA no significa que el conductor tenga prohibido llevar una copia física.
En ambos casos, el documento debe incorporar el código QR correspondiente. También es posible disponer del propio código QR como archivo independiente. Durante una inspección, el conductor podrá presentar el DeCA con el QR o, en su defecto, únicamente el código QR.
Hay una cuestión importante para quienes todavía trabajan con copias impresas: las anotaciones manuscritas realizadas sobre ellas no sirven para modificar válidamente el DeCA. Las modificaciones deben realizarse siguiendo el procedimiento establecido por el sistema electrónico.
¿Se puede modificar un DeCA una vez generado?
Sí, la normativa contempla la modificación de los datos incluidos en el documento durante la realización del servicio.
Sin embargo, la modificación debe hacerse mediante el procedimiento electrónico correspondiente y quedar registrada con su fecha y hora. No basta con escribir a mano sobre una copia impresa.
Este aspecto es especialmente relevante para las empresas que gestionan cambios durante una operación de transporte, ya que deben asegurarse de que la herramienta que utilicen permite realizar estas modificaciones de forma adecuada y deja constancia de ellas.
¿Se pueden incluir varios servicios en un mismo DeCA?
En determinadas circunstancias, sí.
La Resolución permite agrupar varios servicios en un mismo documento electrónico de control administrativo cuando, en el caso del transporte público de mercancías, el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos.
En ese caso, deben identificarse claramente los datos correspondientes a cada envío, especialmente el origen y destino y la naturaleza y peso de la mercancía. Si existen otros datos diferentes entre los envíos, también deben quedar claramente identificados.
Por tanto, no se trata de agrupar indiscriminadamente diferentes transportes en un único documento.
¿El DeCA sustituye a la carta de porte?
No necesariamente.
La normativa permite utilizar la carta de porte (u otros documentos como ADR, residuos o SANDACH) para cumplir la función del documento de control siempre que incluya todos los datos obligatorios exigidos por la Orden FOM/2861/2012.
Sin embargo, a partir del 5 de octubre de 2026, para que esa carta de porte sirva válidamente como DeCA ante la inspección, será exclusivamente obligatorio que esté en formato digital estructurado (PDF nativo con código QR y URL de descarga directa previa al viaje, según la Resolución de 5 de junio de 2026), perdiendo el formato en papel toda validez administrativa.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el Documento Electrónico de Control Administrativo?
Los cargadores contractuales y transportistas efectivos deben conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año.
La empresa puede utilizar para ello el mismo repositorio desde el que se generan los documentos u otro sistema habilitado para su conservación.
Esto hace especialmente importante comprobar qué sistema de gestión se contrata antes del 5 de octubre. No basta con poder generar un PDF: la solución debe permitir también conservar y recuperar la documentación cuando sea necesario.
Qué debe comprobar una empresa antes de contratar una solución DeCA
La entrada en vigor ha provocado la aparición de diferentes soluciones informáticas para gestionar el nuevo documento electrónico.
Existen diferencias muy importantes entre las ofertas disponibles en el mercado, por lo que se debe comparar las condiciones antes de contratar cualquier servicio.
Más allá del precio, una empresa de transporte debería comprobar que la solución elegida:
- Genera el documento de forma nativa digital.
- Permite generar el PDF exigido por la normativa.
- Incorpora el código QR dentro del documento.
- Genera una URL única y específica para cada DeCA.
- Permite acceder al documento durante una inspección.
- Registra la fecha y hora de creación.
- Registra las modificaciones realizadas.
- Permite conservar y recuperar los documentos durante el periodo exigido.
- Permite entregar el documento al conductor antes de iniciar el servicio.
- Facilita la gestión de los datos obligatorios del documento de control.
Comparar únicamente el precio puede ser un error si la herramienta contratada no ofrece todas las funcionalidades necesarias para cumplir con la normativa.
Cómo preparar la gestión del DeCA antes del 5 de octubre
La adaptación no debería limitarse a instalar una aplicación. Las empresas de transporte deberían revisar previamente cómo se genera actualmente su documentación y quién interviene en cada paso.
Una preparación adecuada puede incluir:
- Identificar qué operaciones están obligadas a disponer de documento de control.
- Revisar quién introduce los datos del servicio.
- Comprobar que la información habitual contiene todos los campos exigidos.
- Elegir una solución que cumpla las características técnicas establecidas.
- Formar a las personas encargadas de generar los documentos.
- Explicar a los conductores cómo acceder al DeCA desde el móvil o cómo llevar su copia impresa.
- Comprobar que los documentos pueden recuperarse posteriormente.
- Establecer un procedimiento para corregir o modificar datos cuando sea necesario.
De esta forma, la entrada en vigor del Documento Electrónico de Control Administrativo no tendrá que convertirse en un cambio improvisado en la operativa diaria.
Preguntas frecuentes sobre el Documento Electrónico de Control Administrativo
¿El DeCA será obligatorio desde el 5 de octubre de 2026?
Sí. El documento de control administrativo para los transportes afectados deberá ser necesariamente digital desde esa fecha, de acuerdo con el calendario establecido por la Ley de Movilidad Sostenible.
¿El conductor puede llevar el DeCA en papel?
Sí. Puede llevar una copia electrónica en un dispositivo móvil o una copia impresa. En ambos casos debe estar disponible el código QR correspondiente.
¿Un documento escaneado sirve como DeCA?
No. El documento electrónico debe tener una generación nativa digital. La normativa excluye los archivos obtenidos mediante el escaneo de documentos en papel o imágenes digitalizadas.
¿Es obligatorio firmar el DeCA?
No como requisito general para la validez del documento de control. La Resolución señala que la firma no es obligatoria, aunque puede ser necesaria cuando el documento también se utilice con una finalidad contractual y resulte aplicable la correspondiente regulación.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el DeCA?
Los cargadores contractuales y transportistas efectivos deben conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año.
¿Puede utilizarse la carta de porte como DeCA?
Sí, cuando el documento utilizado contenga todos los datos exigidos para el documento de control y cumpla las condiciones establecidas.
¿Qué ocurre si llevo una copia impresa y necesito modificar el documento?
Las anotaciones manuscritas sobre la copia impresa no son una forma válida de modificar el DeCA. Las modificaciones deben realizarse mediante el procedimiento electrónico establecido.
¿Qué debe hacer una empresa antes del 5 de octubre?
Lo más importante es revisar su operativa actual, identificar los servicios afectados y contar con un sistema que permita generar, entregar, modificar y conservar los documentos electrónicos conforme a los requisitos establecidos.
El DeCA supone un nuevo paso hacia la gestión digital del transporte
La entrada en vigor del Documento Electrónico de Control Administrativo supone un cambio relevante para la gestión documental del transporte de mercancías por carretera. Sin embargo, para adaptarse correctamente no basta con sustituir el papel por un PDF.
El DeCA debe generarse digitalmente, incorporar un código QR asociado a una URL específica, estar disponible para su comprobación durante el servicio y conservarse durante el periodo establecido. Además, tanto las empresas como los conductores deben conocer cómo funciona el nuevo sistema antes de que sea obligatorio.
Con el 5 de octubre de 2026 cada vez más cerca, revisar ahora los procedimientos y comprobar que la solución elegida cumple todos los requisitos permitirá afrontar el cambio con mayor seguridad y evitar problemas derivados de una gestión incorrecta del documento.
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