Documento Eletrônico de Controle Administrativo para Transportes: Tudo o que você precisa saber antes de 5 de outubro.

o Documento de Controle Administrativo Eletrônico, conhecido como DeCASerá obrigatório para os transportes afetados por este regulamento a partir de [data/data]. 5 de outubro de 2026A entrada em vigor representa uma mudança significativa na forma como a documentação para o controle do transporte rodoviário de mercadorias é gerenciada e transportada a bordo.

Embora o documento de controle já faça parte da gestão de transportes habitual, A nova regulamentação estipula que ele deve ser gerado obrigatoriamente em formato digital. e cumprir uma série de requisitos técnicos. Portanto, transportadoras, trabalhadores autônomos, empresas e embarcadores devem ter seus procedimentos implementados antes que as novas regulamentações entrem em vigor.

Neste artigo, explicamos o que é o DeCA, quem deve utilizá-lo, que informações deve conter, como deve ser gerado e armazenado e o que uma empresa de transporte deve levar em consideração para cumprir corretamente a nova obrigação.

O que é o Documento Eletrônico de Controle Administrativo?

o Documento de Controle Administrativo Eletrônico Trata-se da versão digital do documento de controle administrativo exigido em determinados transportes públicos rodoviários de mercadorias.

A obrigação de digitalizar este documento decorre de Lei 9/2025, de 3 de dezembro, sobre Mobilidade Sustentável, que estabelece que o documento de controle administrativo regulamentado pela Portaria FOM/2861/2012 O sistema deverá obrigatoriamente ser digitalizado no prazo de dez meses a partir da entrada em vigor da lei.

Posteriormente, o Resolução de 5 de junho de 2026 Especifica as características que tanto os sistemas utilizados para gerar esses documentos quanto a própria DeCA devem atender.

Portanto, não se trata simplesmente de substituir uma folha de papel por um arquivo PDF. O sistema deve atender a requisitos específicos de geração, identificação, disponibilidade e conservação.

Quando entra em vigor o Documento Eletrônico de Controle Administrativo?

O uso obrigatório do documento eletrônico de controle administrativo entrará em vigor em 5 de outubro de 2026.

A partir dessa data, o documento de controle administrativo exigido nos transportes afetados Deve cumprir os requisitos estabelecidos para o formato eletrônico.

Isso significa que as empresas não devem esperar até a data de entrada em vigor para encontrar uma solução. É recomendável fazê-lo. verificar com antecedência Como os documentos serão gerados, quem será o responsável por inserir os dados e como o motorista poderá acessá-los durante o transporte.

Quem é afetado pelo Documento Eletrônico de Controle Administrativo?

o DeCA afeta os documentos de controle administrativo exigidos no transporte público de mercadorias por rodovia dentro do âmbito estabelecido pelos regulamentos.

A obrigação de formalizar o documento de controle corresponde a transportador eficaz e para transportador contratadoA regulamentação define como expedidor contratual aquele que contrata diretamente com o transportador efetivo, que pode ser o próprio expedidor ou, entre outros, uma agência de transporte, um transitário, um operador logístico ou um intermediário que contrata regularmente serviços de transporte.

A obrigação também se aplica ao transporte de mercadorias realizado em Espanha por empresas de transporte estabelecidas noutros países. No entanto, o transporte internacional que passe parcialmente por território espanhol utiliza os documentos de controlo estabelecidos pelas convenções internacionais aplicáveis.

Deve-se notar também que a Portaria FOM/2861/2012 inclui certas isenções. Portanto, não é aconselhável interpretar absolutamente todas as movimentações de mercadorias como estando sujeitas à DeCA.

Que informações deve conter um DeCA?

O digitalização Não elimina os dados que o documento de controle já deve conter. O sistema utilizado para gerar o DeCA Deve incluir as informações previstas no Artigo 6 da Portaria FOM/2861/2012.

Os dados essenciais incluem:

• Nome ou razão social, número de identificação fiscal e endereço do remetente contratual.
• Nome ou razão social e número de identificação fiscal da transportadora.
• Local de origem e destino da remessa.
• Natureza e peso das mercadorias transportadas.
• Data do transporte.
• Número de matrícula do veículo utilizado e, se aplicável, o do reboque ou semirreboque.
• Identificação da autorização especial de circulação, quando necessário.

A informação deve ser ssuficientemente completo e corretoAlém disso, os regulamentos estabelecem responsabilidades diferenciadas para o expedidor contratual e o transportador efetivo em relação a determinados dados.

Como o DeCA deve ser gerado?

Um dos aspectos mais importantes da nova regulamentação é que o documento deve ter um geração nativa digital.

Isso significa que não basta simplesmente criar um documento em papel, digitalizá-lo e converter a imagem resultante para PDF. Resolução de 5 de junho de 2026. O documento afirma expressamente que arquivos obtidos por meio da digitalização de um documento em papel existente ou imagens digitalizadas não são válidos como Documento Eletrônico de Controle Administrativo.

O sistema deve transformar os dados estruturados inseridos no aplicativo em um documento eletrônico legível.

Além disso, a geração deve ocorrer antes do início efetivo do serviçoO aplicativo deve registrar a data e a hora em que o documento foi criado. Se ele for modificado posteriormente, a data e a hora da modificação também devem ser registradas.

Qual deve ser o formato do Documento Eletrônico de Controle Administrativo?

O DeCA deve ser gerado em Formato PDF e não pode exceder o 5 MB.

O arquivo deve incluir a data e hora de criação como metadados e, quando aplicável, a data e hora de modificação. Mas há outro elemento particularmente importante: o documento deve incorporar um Código QR.

Esse código QR deve estar associado a um endereço web único e específico do documento.

O URL deve usar HTTPS e permitir que os agentes de fiscalização de transporte acessem diretamente o arquivo PDF durante a fiscalização. As normas estipulam que esse endereço não pode exigir que o usuário insira credenciais ou navegue manualmente por uma página para localizar o documento.

O motorista pode levar o DeCA no celular?

Sim.

O condutor pode portar uma cópia eletrônica do Documento Eletrônico de Controle Administrativo em um dispositivo móvel e apresentá-la durante uma inspeção.

Também pode transportar um cópia impressa em papelPortanto, a entrada em vigor do DeCA não significa que o condutor esteja proibido de portar uma cópia física.

Em ambos os casos, O documento deve incluir o código QR correspondente. Também é possível ter o próprio código QR como um arquivo separado. Durante uma inspeção, o motorista pode apresentar o DeCA com o código QR ou, na falta deste, apenas o código QR.

Há uma questão importante para aqueles que ainda trabalham com cópias impressas: Anotações manuscritas feitas nesses documentos não servem para modificar validamente o DeCA. As modificações devem ser feitas seguindo o procedimento estabelecido pelo sistema eletrônico.

É possível modificar um DeCA depois de gerado?

Sim, a regulamentação permite a modificação dos dados incluídos no documento durante a prestação do serviço.

No entanto, A modificação deve ser feita através do procedimento eletrônico correspondente e registrada com a respectiva data e hora. Não basta escrever à mão em uma cópia impressa.

Este aspecto é especialmente relevante para empresas que gerenciam alterações durante uma operação de transporte, pois precisam garantir que a ferramenta utilizada permita que essas modificações sejam feitas corretamente e mantenha um registro delas.

É possível incluir vários serviços no mesmo DeCA?

Em certas circunstâncias, sim.

A Resolução permite que vários serviços sejam agrupados em um único documento eletrônico de controle administrativo quando, no caso do transporte público de mercadorias, O remetente contratual e a transportadora efetiva devem ser os mesmos para todas as remessas..

Nesse caso, os detalhes de cada remessa devem ser claramente identificados, especialmente a origem e o destino, bem como a natureza e o peso das mercadorias. Quaisquer outras diferenças entre as remessas também devem ser claramente identificadas.

Portanto, não se trata de agrupar indiscriminadamente diferentes transportes em um único documento.

¿O DeCA substitui a guia de remessa.?

Não necessariamente.

A regulamentação permite a utilização da guia de remessa (ou outros documentos como ADR, resíduos ou SANDACH) para cumprir a função de documento de controle, desde que inclua todos os dados obrigatórios exigidos pela Portaria FOM/2861/2012.

No entanto, em 5 de outubro de 2026Para que esse conhecimento de embarque seja válido como um DeCA antes da inspeção, ele deverá ser: É estritamente obrigatório que esteja em formato digital estruturado. (PDF nativo com código QR e URL de download direto antes da viagem, conforme a Resolução de 5 de junho de 2026), perdendo o formato em papel toda a validade administrativa.

Por quanto tempo o Documento Eletrônico de Controle Administrativo deve ser mantido?

O Transportadores contratados e transportadoras reais Eles devem conservar os arquivos eletrônicos gerados durante pelo menos um ano.

A empresa pode utilizar para esse fim o mesmo repositório a partir do qual os documentos são gerados ou outro sistema habilitado para sua preservação.

Isso torna especialmente importante verificar qual sistema de gestão está contratado antes de 5 de outubro. Simplesmente gerar um PDF não é suficiente: a solução também deve permitir o armazenamento e a recuperação da documentação quando necessário.

O que uma empresa deve verificar antes de contratar uma solução DeCA?

A entrada em vigor causou o surgimento de diferentes soluções informáticas para gerir o novo documento eletrónico.

Existem diferenças muito importantes entre as ofertas disponíveis no mercado, por isso você deve comparar as condições antes de contratar qualquer serviço.

Além do preço, uma empresa de transporte Você deve verificar se a solução escolhida:

• Gere o documento em um formato digital nativo.
• Permite gerar o PDF exigido pelas normas.
• Incorpore o código QR no documento.
• Gera um URL único e específico para cada DeCA.
• Permite o acesso ao documento durante uma inspeção.
• Registre a data e a hora da criação.
• Registre as alterações feitas.
• Permite armazenar e recuperar documentos durante o período necessário.
• Isso permite que você entregue o documento ao motorista antes de iniciar o serviço.
• Isso facilita o gerenciamento de dados obrigatórios no documento de controle.

Comparar apenas o preço pode ser um erro se a ferramenta contratada não oferecer todas as funcionalidades necessárias para cumprir as normas.

Como se preparar para a gestão da DeCA antes de 5 de outubro

A adaptação não deve se limitar à instalação de um aplicativo. As empresas de transporte devem rever a forma como a sua documentação é atualmente gerada e quem está envolvido em cada etapa.

A preparação adequada pode incluir:

• Identifique quais operações exigem um documento de controle.
• Analise quem insere os dados do serviço.
• Verifique se as informações usuais contêm todos os campos obrigatórios.
• Escolha uma solução que atenda às características técnicas estabelecidas.
• Treine as pessoas responsáveis pela geração dos documentos.
• Explique aos motoristas como acessar o DeCA pelo celular ou como levar uma cópia impressa.
• Verifique se os documentos podem ser recuperados posteriormente.
• Estabeleça um procedimento para corrigir ou modificar dados quando necessário.

Assim, a entrada em vigor de Documento de Controle Administrativo Eletrônico Não será necessário improvisar essa mudança nas operações diárias.

Perguntas frequentes sobre o documento eletrônico de controle administrativo

O DeCA será obrigatório a partir de 5 de outubro de 2026?

Sim. O documento de controlo administrativo dos transportes afetados deve ser obrigatoriamente digital a partir dessa data, em conformidade com o calendário estabelecido pela Lei da Mobilidade Sustentável.

O motorista pode portar o DeCA em formato impresso?

Sim. Você pode levar uma cópia eletrônica em um dispositivo móvel ou uma cópia impressa. Em ambos os casos, o código QR correspondente deve estar disponível.

Um documento digitalizado serve como DeCA?

Não. O documento eletrônico deve ser de origem digital nativa. As normas excluem arquivos obtidos por digitalização de documentos em papel ou imagens digitalizadas.

É obrigatório assinar o DeCA?

Não como requisito geral para a validade do documento de controle. A Resolução estabelece que a assinatura não é obrigatória, embora possa ser necessária quando o documento também for utilizado para fins contratuais e as normas correspondentes se aplicarem.

Por quanto tempo o DeCA deve ser armazenado?

Os expedidores contratuais e as transportadoras reais devem conservar os arquivos eletrônicos gerados por pelo menos um ano.

O conhecimento de embarque pode ser usado como um DeCA?

Sim, quando o documento utilizado contém todos os dados necessários para o documento de controle e atende às condições estabelecidas.

O que acontece se eu tiver uma cópia impressa e precisar modificar o documento?

Anotações manuscritas na cópia impressa não são uma forma válida de modificar o DeCA. As modificações devem ser feitas utilizando o procedimento eletrônico estabelecido.

O que uma empresa deve fazer antes de 5 de outubro?

O mais importante é analisar as operações atuais, identificar os serviços afetados e implementar um sistema que permita gerar, entregar, modificar e armazenar documentos eletrônicos de acordo com os requisitos estabelecidos.

DeCA representa um novo passo rumo à gestão digital dos transportes.

A entrada em vigor de Documento de Controle Administrativo Eletrônico Isso representa uma mudança significativa para a gestão documental no transporte rodoviário de mercadorias. No entanto, simplesmente substituir o papel por um PDF não é suficiente para uma adaptação adequada.

O DeCA (Certificado Digital de Conformidade) deve ser gerado digitalmente, incluir um código QR vinculado a um URL específico, estar disponível para verificação durante a prestação do serviço e ser mantido pelo período estabelecido. Além disso, tanto as empresas quanto os motoristas devem compreender o funcionamento do novo sistema antes que ele se torne obrigatório.

Com o 5 de outubro de 2026 À medida que nos aproximamos da data de implementação, a revisão dos procedimentos e a verificação de que a solução escolhida atende a todos os requisitos nos permitirão enfrentar a mudança com maior confiança e evitar problemas decorrentes de uma gestão documental inadequada.