Document electronic de control administrativ pentru transporturi: Tot ce trebuie să știți înainte de 5 octombrie

El Document electronic de control administrativ, cunoscut sub numele de DeCAVa fi obligatoriu pentru transporturile afectate de acest regulament începând cu [data/data]. 5 octombrie 2026Intrarea în vigoare reprezintă o schimbare semnificativă în modul în care documentația pentru controlul transportului rutier de mărfuri este gestionată și transportată la bord.

Deși documentul de control face deja parte din managementul obișnuit al transporturilor, Noua reglementare prevede că aceasta trebuie neapărat să fie generată în format digital. și îndeplinesc o serie de cerințe tehnice. Prin urmare, transportatorii, persoanele fizice autorizate, companiile și expeditorii trebuie să aibă implementate procedurile înainte de intrarea în vigoare a noilor reglementări.

În acest articol explicăm ce este DeCA, cine ar trebui să îl utilizeze, ce informații ar trebui să conțină, cum ar trebui generat și stocat și ce ar trebui să ia în considerare o companie de transport pentru a respecta corect noua obligație.

Ce este Documentul Electronic de Control Administrativ?

El Document electronic de control administrativ Este versiunea digitală a documentului de control administrativ necesar în anumite transporturi rutiere publice de marfă.

Obligația de a digitaliza acest document decurge din Legea 9/2025, din 3 decembrie, privind mobilitatea durabilă, care stabilește că documentul de control administrativ reglementat de Ordinul FOM/2861/2012 Trebuie neapărat să fie digital în termen de zece luni de la intrarea în vigoare a legii.

Ulterior, Rezoluția din 5 iunie 2026 Acesta specifică caracteristicile pe care trebuie să le îndeplinească atât sistemele utilizate pentru generarea acestor documente, cât și DeCA în sine.

Prin urmare, nu este vorba pur și simplu de a înlocui o foaie de hârtie cu un fișier PDF. Sistemul trebuie să îndeplinească cerințe specifice de generare, identificare, disponibilitate și conservare.

Când intră în vigoare Documentul electronic de control administrativ?

Utilizarea obligatorie a documentului electronic de control administrativ va începe la data de 5 octombrie 2026.

De la data respectivă, documentul de control administrativ necesar în transporturile afectate Trebuie să respecte cerințele stabilite pentru formatul electronic.

Asta înseamnă că firmele nu ar trebui să aștepte până la data intrării în vigoare pentru a găsi o soluție. Este recomandabil. verificați în avans cum vor fi generate documentele, cine va fi responsabil pentru introducerea datelor și cum va putea șoferul să le acceseze în timpul transportului.

Cine este afectat de Documentul Electronic de Control Administrativ?

El DeCA afectează documentele de control administrativ necesare în cadrul transportul rutier public de marfă în limitele stabilite de regulament.

Obligația de formalizare a documentului de control corespunde transportor eficient și la expeditor contractualReglementările identifică drept expeditor contractual cel care contractează direct cu transportatorul efectiv, care poate fi însuși expeditorul efectiv sau, printre alții, o agenție de transport, un expeditor de mărfuri, un operator logistic sau un intermediar care contractează în mod regulat transportul.

Obligația se aplică și transportului de mărfuri efectuat în Spania de către companii de transport stabilite în alte țări. Cu toate acestea, transportul internațional care trece parțial prin teritoriul spaniol utilizează documentele de control stabilite de convențiile internaționale aplicabile.

De asemenea, trebuie menționat că Ordinul FOM/2861/2012 include anumite excepții. Prin urmare, nu este recomandabil să se interpreteze absolut toate mișcările de mărfuri ca fiind supuse DeCA.

Ce informații ar trebui să conțină un DeCA?

The digitalizare Nu șterge datele pe care documentul de control trebuie să le conțină deja. Sistemul utilizat pentru generarea DeCA Acesta trebuie să includă informațiile prevăzute la articolul 6 din Ordinul FOM/2861/2012.

Datele esențiale includ:

• Numele sau denumirea companiei, codul numeric personal (CIF) și adresa expeditorului contractual.
• Numele sau denumirea companiei și codul fiscal al transportatorului real.
• Locul de origine și destinația transportului.
• Natura și greutatea mărfurilor transportate.
• Data transportului.
• Numărul de înmatriculare al vehiculului utilizat și, dacă este cazul, cel al remorcii sau semiremorcii.
• Identificarea autorizației speciale de circulație atunci când este necesar.

Informațiile trebuie să fiesuficient de complet și corectÎn plus, reglementările stabilesc responsabilități diferențiate pentru expeditorul contractual și transportatorul efectiv în legătură cu anumite date.

Cum ar trebui generat DeCA?

Unul dintre cele mai importante aspecte ale noii reglementări este că documentul trebuie să conțină... generația nativă digitală.

Aceasta înseamnă că nu este suficient să creezi pur și simplu un document pe hârtie, să îl scanezi și să converti imaginea rezultată în PDF. Rezoluția din 5 iunie 2026 Se precizează în mod expres că fișierele obținute prin scanarea unui document existent pe hârtie sau a imaginilor digitalizate nu sunt valabile ca Document Administrativ Electronic.

Sistemul trebuie să transforme datele structurate introduse în aplicație într-un document electronic lizibil.

În plus, generarea trebuie să aibă loc înainte de începerea efectivă a serviciuluiAplicația trebuie să înregistreze data și ora creării documentului. Dacă acesta este modificat ulterior, trebuie înregistrate și data și ora modificării.

Ce format ar trebui să aibă Documentul Electronic de Control Administrativ?

DeCA trebuie generat în Format PDF și nu poate depăși 5 MB.

Fișierul trebuie să includă data și ora creării ca metadate și, dacă este cazul, data și ora modificării. Există însă un alt element deosebit de important: documentul trebuie să includă o Cod QR.

Codul QR respectiv trebuie să fie asociat cu o adresă web unică și specifică a documentului.

Adresa URL trebuie să utilizeze HTTPS și să permită ofițerilor de control al traficului să acceseze direct fișierul PDF în timpul serviciului. Regulamentul prevede că această adresă nu poate solicita utilizatorului să introducă acreditări sau să navigheze manual pe o pagină pentru a localiza documentul.

Poate șoferul să aibă permisul de conducere DeCA pe telefonul mobil?

Da.

Șoferul poate avea asupra sa pe un dispozitiv mobil o copie electronică a Documentului Electronic de Control Administrativ și o poate prezenta în timpul unei inspecții.

De asemenea, poate transporta o copie tipărită pe hârtiePrin urmare, intrarea în vigoare a DeCA nu înseamnă că șoferului i se interzice să dețină o copie fizică.

În ambele cazuri, Documentul trebuie să includă codul QR corespunzător. De asemenea, este posibil să aveți codul QR în sine ca fișier separat. În timpul unei inspecții, șoferul poate prezenta DeCA-ul cu codul QR sau, în caz contrar, doar codul QR.

Există o problemă importantă pentru cei care încă lucrează cu copii tipărite: Adnotările scrise de mână pe acestea nu servesc la modificarea valabilă a DeCA. Modificările trebuie efectuate respectând procedura stabilită de sistemul electronic.

Poate fi modificat un DeCA odată ce a fost generat?

Da, regulamentul permite modificarea datelor incluse în document pe durata furnizării serviciului.

Totuși, Modificarea trebuie efectuată prin procedura electronică corespunzătoare și înregistrată cu data și ora acesteia. Nu este suficient să scrii de mână pe o copie tipărită.

Acest aspect este relevant în special pentru companiile care gestionează modificările în timpul unei operațiuni de transport, deoarece trebuie să se asigure că instrumentul pe care îl utilizează permite efectuarea corectă a acestor modificări și păstrează o evidență a acestora.

Pot fi incluse mai multe servicii în același DeCA?

În anumite circumstanțe, da.

Rezoluția permite gruparea mai multor servicii într-un singur document electronic de control administrativ atunci când, în cazul transportului public de marfă, Expeditorul contractual și transportatorul real trebuie să fie aceiași pentru toate transporturile..

În acest caz, detaliile fiecărei expedieri trebuie identificate în mod clar, în special originea și destinația, precum și natura și greutatea mărfurilor. Dacă există și alte diferențe între expedieri, acestea trebuie, de asemenea, identificate în mod clar.

Prin urmare, nu este vorba de gruparea fără discriminare a diferitelor transporturi într-un singur document.

¿DeCA înlocuiește scrisoarea de transport?

Nu neapărat.

Reglementările permit utilizarea scrisorii de transport (sau a altor documente precum ADR, deșeuri sau SANDACH) pentru a îndeplini funcția documentului de control, atâta timp cât aceasta include toate datele obligatorii cerute de Ordinul FOM/2861/2012.

Totuși, începând cu 5 octombrie 2026Pentru ca scrisoarea de transport să servească în mod valid drept DeCA înainte de inspecție, aceasta va fi Este obligatoriu exclusiv ca acesta să fie într-un format digital structurat. (PDF nativ cu cod QR și URL de descărcare directă înainte de călătorie, conform Rezoluției din 5 iunie 2026), formatul pe hârtie pierzându-și orice validitate administrativă.

Cât timp trebuie păstrat Documentul Electronic de Control Administrativ?

Cel/Cea/Cei/Cele Expeditori contractuali și transportatori efectivi Aceștia trebuie să păstreze fișierele electronice generate în timpul cel puțin un an.

Compania poate utiliza în acest scop același depozit din care sunt generate documentele sau un alt sistem activat pentru păstrarea acestora.

Din acest motiv, este deosebit de important să se verifice ce sistem de management este contractat înainte de 5 octombrie. Simpla capacitate de a genera un PDF nu este suficientă: soluția trebuie să permită și stocarea și recuperarea documentației atunci când este nevoie.

Ce ar trebui să verifice o companie înainte de a angaja o soluție DeCA?

Intrarea în vigoare a cauzat apariția diferitelor soluții informatice pentru gestionarea noului document electronic.

Există diferențe foarte importante între ofertele disponibile pe piață, așa că ar trebui să comparați condițiile înainte de a angaja orice serviciu.

Dincolo de preț, o companie de transport Ar trebui să verificați dacă soluția aleasă:

• Generați documentul într-un format digital nativ.
• Vă permite să generați PDF-ul cerut de reglementări.
• Includeți codul QR în document.
• Generează o adresă URL unică și specifică pentru fiecare DeCA.
• Permite accesul la document în timpul unei inspecții.
• Înregistrați data și ora creării.
• Înregistrați modificările făcute.
• Vă permite să stocați și să recuperați documente pentru perioada necesară.
• Vă permite să înmânați documentul șoferului înainte de a începe serviciul.
• Facilitează gestionarea datelor obligatorii din documentul de control.

Compararea doar a prețului poate fi o greșeală dacă instrumentul contractat nu oferă toate funcționalitățile necesare pentru a respecta reglementările.

Cum să pregătești managementul DeCA înainte de 5 octombrie

Adaptarea nu ar trebui să se limiteze la instalarea unei aplicații. Companiile de transport ar trebui să revizuiască modul în care este generată în prezent documentația lor și cine este implicat în fiecare etapă.

Pregătirea adecvată poate include:

• Identificați operațiunile care necesită un document de control.
• Verifică cine introduce datele serviciului.
• Verificați dacă informațiile obișnuite conțin toate câmpurile obligatorii.
• Alegeți o soluție care îndeplinește caracteristicile tehnice stabilite.
• Instruiți persoanele responsabile de generarea documentelor.
• Explicați-le șoferilor cum să acceseze DeCA de pe telefonul mobil sau cum să aibă asupra lor o copie tipărită.
• Verificați dacă documentele pot fi recuperate ulterior.
• Stabiliți o procedură pentru corectarea sau modificarea datelor atunci când este necesar.

Astfel, intrarea în vigoare a Document electronic de control administrativ Nu va trebui să devină o schimbare improvizată în operațiunile zilnice.

Întrebări frecvente despre documentul electronic de control administrativ

Va fi DeCA obligatoriu începând cu 5 octombrie 2026?

Da. Documentul de control administrativ pentru transporturile afectate trebuie să fie în mod obligatoriu digital de la data respectivă, în conformitate cu calendarul stabilit de Legea mobilității durabile.

Poate șoferul să aibă asupra sa permisul de conducere (DeCA) în format hârtie?

Da. Puteți avea o copie electronică pe un dispozitiv mobil sau o copie tipărită. În ambele cazuri, codul QR corespunzător trebuie să fie disponibil.

Un document scanat servește drept DeCA?

Nu. Documentul electronic trebuie să fie de origine digitală nativă. Reglementările exclud fișierele obținute prin scanarea documentelor pe hârtie sau a imaginilor digitalizate.

Este obligatorie semnarea DeCA?

Nu ca o cerință generală pentru validitatea documentului de control. Rezoluția prevede că semnătura nu este obligatorie, deși poate fi necesară atunci când documentul este utilizat și în scop contractual și se aplică reglementările corespunzătoare.

Cât timp trebuie păstrat DeCA?

Expeditorii contractuali și transportatorii efectivi trebuie să păstreze fișierele electronice generate timp de cel puțin un an.

Poate fi folosită scrisoarea de trăsură ca DeCA?

Da, atunci când documentul utilizat conține toate datele necesare pentru documentul de control și îndeplinește condițiile stabilite.

Ce se întâmplă dacă am o copie tipărită și trebuie să modific documentul?

Adnotările scrise de mână pe copia tipărită nu reprezintă o modalitate validă de modificare a DeCA. Modificările trebuie efectuate utilizând procedura electronică stabilită.

Ce ar trebui să facă o companie înainte de 5 octombrie?

Cel mai important lucru este să vă revizuiți operațiunile actuale, să identificați serviciile afectate și să aveți implementat un sistem care să vă permită să generați, să livrați, să modificați și să stocați documente electronice în conformitate cu cerințele stabilite.

DeCA reprezintă un nou pas către managementul digital al transporturilor

Intrarea în vigoare a Document electronic de control administrativ Aceasta reprezintă o schimbare semnificativă pentru gestionarea documentelor din transportul rutier de mărfuri. Cu toate acestea, simpla înlocuire a hârtiei cu un PDF nu este suficientă pentru o adaptare corespunzătoare.

Certificatul digital de conformitate (DeCA) trebuie generat digital, să includă un cod QR legat la o adresă URL specifică, să fie disponibil pentru verificare în timpul service-ului și să fie păstrat pe perioada stabilită. În plus, atât companiile, cât și șoferii trebuie să înțeleagă cum funcționează noul sistem înainte ca acesta să devină obligatoriu.

Cu 5 octombrie 2026 Pe măsură ce ne apropiem, revizuirea procedurilor acum și verificarea faptului că soluția aleasă îndeplinește toate cerințele ne va permite să facem față schimbării cu mai multă încredere și să evităm problemele care decurg din gestionarea incorectă a documentelor.